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Telefonieren über Microsoft Teams
Wenn Ihr Unternehmen ohnehin mit Teams arbeitet, ist es naheliegend, dort auch zu telefonieren – nicht nur intern, sondern mit richtigen Rufnummern nach außen.
Für Ihre Mitarbeiter heißt das: eine Anwendung statt zwei. Kein separates Telefonprogramm, keine zweite Kontaktliste, keine Frage, ob der Kollege jetzt über Teams oder über die Nebenstelle erreichbar ist. Der Anruf landet auf dem Rechner, dem Handy oder dem Tischtelefon – je nachdem, wo derjenige gerade arbeitet.
Das ist die sauberste Lösung, wenn Ihre Anforderungen an die Rufverteilung überschaubar sind: Durchwahlen, Weiterleitungen, eine Vertretungsregel. Für viele Büros reicht das vollkommen aus.
Cloud-Telefonanlage – wenn es mehr können muss
Sobald Anrufe strukturiert verteilt werden müssen, stößt Teams allein an Grenzen. Dann setzen wir eine eigenständige Cloud-Telefonanlage ein – mit eigener Software beziehungsweise eigenen Tischtelefonen, unabhängig von Teams.
Sinnvoll ist das, wenn Sie Dinge brauchen wie:
- Warteschleifen und Rufgruppen, in denen mehrere Personen ein Gespräch annehmen können.
- Ansagen und Auswahlmenüs – „für den Vertrieb die Eins".
- Zeitgesteuerte Regeln, die außerhalb der Öffnungszeiten automatisch anders verteilen.
- Statistiken, wie viele Anrufe angenommen wurden und wie viele nicht.
- Anbindung an Ihre Software, damit beim Klingeln der Kundendatensatz aufgeht.
- Gesprächsaufzeichnung, wo sie zulässig und erforderlich ist.
Was noch an Ihrer Telefonanlage hängt
Das ist der Punkt, an dem Umstellungen am häufigsten holpern. An einer gewachsenen Anlage hängen fast immer Dinge, an die im Projekt zunächst niemand denkt:
- die Türsprechstelle und der Türöffner
- das Faxgerät, das ein Kunde oder eine Behörde noch verlangt
- die Alarmanlage, die im Ernstfall eine Nummer wählt
- der Aufzugsnotruf
- das EC-Terminal an der Kasse
- DECT-Telefone in Lager, Werkstatt oder Praxis
Für jedes davon gibt es eine Lösung, aber sie muss vorher geklärt werden. Deshalb nehmen wir zu Beginn auf, was tatsächlich an der Anlage hängt – nicht nur die Arbeitsplätze.
Ihre Rufnummern bleiben Ihre Rufnummern
Sie behalten Ihren Nummernblock. Die Nummern werden zum neuen Anbieter portiert, Ihre Durchwahlen bleiben, Briefpapier und Visitenkarten bleiben gültig.
Portierungen brauchen allerdings Vorlauf und einen festen Termin, den der abgebende Anbieter mitträgt. Das ist der Teil eines Telefonieprojekts, der sich nicht beschleunigen lässt – wir planen ihn deshalb früh ein und stellen den Rest darauf ab.
Ohne stabile Leitung keine gute Telefonie
Sobald Sie über das Internet telefonieren, hängt die Sprachqualität an Ihrer Anbindung. Das ist der Grund, warum manche Unternehmen schlechte Erfahrungen mit VoIP gemacht haben – meist lag es nicht an der Telefonie, sondern am Netz dahinter.
Wir sehen uns deshalb an, ob Ihre Leitung trägt, sorgen dafür, dass Sprache im Netzwerk Vorrang vor Downloads und Sicherungen bekommt, und besprechen, was bei einem Ausfall passieren soll. Dass Anrufe dann automatisch auf Mobiltelefone gehen, lässt sich einrichten – man muss nur vorher daran denken.
Diese Netzwerkfragen sind derselbe Bereich, in dem wir auch Ihre IT-Sicherheit planen. Ein Vorteil, wenn beides in einer Hand liegt: Sprachqualität und Netzsegmentierung sind dieselbe Baustelle.
Providerwahl und Kosten
Wir sind an keinen Anbieter gebunden. Welcher Provider für Sie sinnvoll ist, hängt von Ihrem Telefonieverhalten ab – wie viele Nebenstellen, wie viele gleichzeitige Gespräche, wie viel ins Ausland, wie viel aufs Handy.
Genau diese Zahlen sehen wir uns an, bevor wir eine Empfehlung aussprechen. Bei bestehenden Verträgen lohnt sich der Blick fast immer: Telefonieverträge werden selten überprüft, und Tarife, die vor fünf Jahren gut waren, sind es heute meist nicht mehr. Wenn Sie ein Angebot vorliegen haben, prüfen wir es im Angebotscheck.